ماتریس ارزیابی عوامل خارجی (EFE) و دانلود کاربرگ آن

ماتریس ارزیابی عوامل خارجی

(External Factor Evaluation – EFE)

یکی از مراحل مهم مدیریت و شناسایی استراتژی در هر کسب‌وکار بررسی محیط بیرونی است که بر آن تأثیر گذار هستند. کسب‌وکارها درخلاء زندگی نمی‌کنند و ارتباط آنها با دنیای بیرون است که به آن‌ها موجودیت و هویت می‌دهد. این مرحله یکی از مراحل برنامه ریزی استراتژیک محسوب می‌شود.

هرکدام از عوامل تأثیرگذار بیرونی، تأثیری مثبت و سازنده و یا اثری مخرب و بازدارنده بر کسب‌وکار دارند. در نظر گرفتن همین نکته کافی است که، شرکت‌ها و مدیران ارشد، ضرورتاً محیط بیرونی خود را با شیوه‌هایی صحیح، علمی و کاربردی بررسی و عوامل مؤثر خارجی را ارزیابی نمایند و درنهایت، فرصت‌ها و تهدیدهایی را مشخص نمایند. تنها در این صورت و در کنار تحلیل مناسب محیط درونی کسب‌وکاراست که می توان استراتژی‌ها و رویکردهایی ثمربخش و کارا را به کار گرفت تا در محیط متغیر امروز ، کسب‌وکارها بتواند به قول معروف، گلیم خود را از آب بیرون بکشند، تا پس از کسب اطمینان از بقاء و ادامه حیات خود در پی گسترش و توسعه کسب و کار برآیند. ماتریس EFE یک ابزار ارزیابی است که می تواند به شما در شناسایی مسیر رشد کسب و کار کمک کند.

در ادامه خواهیم گفت که ماتریس EFE چیست و چگونه می‌توانید از آن برای ارزیابی و به حداکثر رساندن سود استفاده کنید.

نکته مهم:

فرض ما بر این است که شما نحوه تحلیل محیط بیرونی را می‌دانید. در غیراینصورت حتماً صفحه‌های زیر را هم بخوانید:

• تحلیل PEST
• تحلیل نیروهای رقابتی پورتر
• تحلیل زنجیره ارزش

ماتریس ارزیابی EFE

روش ماتریس ارزیابی عوامل خارجی (EFE) یک ابزار مدیریت استراتژیک است که استراتژیست‌ها با استفاده از آن می‌توانند عوامل اقتصادی، اجتماعی، فرهنگی، بوم‌شناسی، محیطی، سیاسی، دولتی، حقوقی، فن‌آوری و اطلاعات رقابتی را مورد ارزیابی قرار دهند.

برای تهیه ماتریس ارزیابی عوامل خارجی (EFE) باید 5مرحله طی شود که در ادامه به توضیح آن خواهیم پرداخت.

کاربرگ مربوط به ارزیابی عوامل خارجی را می‌توانید از اینجا دانلود کنید.

5 مرحله تشکیل EFE

برای تهیه ماتریس ارزیابی عوامل خارجی (EFE) تا حد امکان مشارکت مدیران را جلب کنید تا بهترین نتیجه را کسب کنید.

گام 1: عوامل محیط خارجی را شناسایی کنید.  در اولین مرحله از تحلیل محیط خارجی، ابتدا با برای هر کدام از لایه‌های محیطی مجموعه‌ای از عوامل تاثیرگذار خارجی را شناسایی کنید. برای این کار از تکنیک طوفان فکری هم می‌توانید بهره بگیرید.

گام 2 : پس از بررسی عوامل خارجی، عوامل شناخته شده را فهرست نمایید. بین 10تا20 عامل بنویسید که دربرگیرنده‌ی عواملی که موجب فرصت و موقعیت می‌شود. سپس، آنها که کسب‌وکار را تهدید می‌کنند، بنویسید. تا آنجا که امکان دارد دقیق باشید و در صورت امکان از درصد، نسبت و اعداد قابل مقایسه استفاده کنید. این عوامل در ستون اول نوشته می شود. پس از شناسایی عوامل خارجی، اکنون با مراجعه به روندهای گذشته، اخبار در مورد پیش‌بینی‌ آنها و پرسیدن نظر خبرگان، روند آن را برای یک‌سال آینده پیش‌بینی کرده و با یک کلمه یا جمله در مقابل آن نتیجه تحلیل خود را بنویسید. این کار به مدیران کمک می‌کند تا نظرات دقیق‌تری را عنوان کنند.

گام 3 :به عوامل خارجی(فرصت‌ها_تهدید‌ها) وزن یا ضریب اهمیت بدهید. در این مرحله به عوامل فهرست شده ضريب اهميت داده ميشود. اين ضرايب از صفر (بي اهميت) تا يك (بسيار مهم) مي باشند. و بیشتر از این نمی‌تواند باشد. ضريب نشان دهنده اهميت نسبي يك عامل بر اساس ميزان مهم بودن آن عامل در موفقيت سازمان، صنعت يا بخش مربوطه در مقايسه با ساير عوامل است. معيار تعيين ضرايب اهميت، ماموريت و چشم‌انداز است. به منظور سادگي در تعيين ضرايب اهميت عوامل ابتدا از مديران خواسته شده است تا به اجزاي محيط خارجي يعني محيط اقتصادي، محيط سياسي و حقوقي، محيط تکنولوژيک، محيط بين‌الملل، محيط اجتماعي و فرهنگي ومحيط تخصصي ضريب اهميت بدهند و سپس ضرايب اهميت  هريک از گروه هاي عوامل خارجي را جداگانه تعيين کنند.

گام 4 : کاربرگ ارزیابی عوامل خارجی را تکمیل کنید. ماتریس ارزیابی عوامل خارجی یک ابزار مناسب برای جمع‌بندی و گزارش‌دهی نتایج تحلیل محیطی است. این ماتریس به صورت استاندارد به صورت شکل زیر است.

• رتبه:پس از تعیین ضریب اهمیت که ستون اول را تشکیل می‌دهد، باید به تکمیل ستون دوم که رتبه است بپردازیم. به هر يك از عوامل خارجی که تعیین کردیم رتبه 1 تا 4 داده مي شود و اين عدد بيانگر ميزان كمك آن در دستيابي به مقاصد آرماني ميباشد. عاملي که به دستيابي به مقاصد کمک ميکند «فرصت» بوده و عاملي که مانع است،  «تهديد» تلقي ميشود. نحوه تعيين اعداد براي عوامل صورت زير است:
  • • عدد 4 به معني فرصت جدي،
    • عدد 3 به معني فرصت نسبي،
    • عدد 2 به معني تهديد نسبي،
    • عدد 1 به معني تهديد جدي.
• امتیاز: ستون سوم جدول را تشکیل می دهد. دراین ستون ضریب اهمیت(وزن)را در رتبه ضرب کرده ومجموع آن را بدست آورید.

      پس از شناسايي ضريب اهميت و رتبه عوامل، اكنون ميتوان امتياز آنها را محاسبه كرد. امتياز از هر عامل حاصل‌ضرب ضريب اهميت در رتبه است. مجموع اين امتيازات، وضعيت عوامل محيط خارجي را نشان ميدهد. امتياز نهايي عوامل خارجي عددي بين 1 تا 4 خواهد بود. در صورتي كه امتياز بين 1 تا 5/2 باشد، مجموعه عوامل خارجي دربردارندة تهديد است و در صورتي كه امتياز بين 5/2 تا 4 باشد، محيط خارجي به عنوان محيطي كه داراي فرصت است، شناسايي ميشود.

گام 5 : عوامل حیاتی را تعیین کنید. ستون رتبه را از زیاد (4) به کم (1) مرتب کنید. در این صورت عواملی که رتبه 4 دارند، به عنوان عوامل حیاتی موفقیت (CSFs) و عواملی که رتبه 1 دارند، به عنوان عوامل حیاتی شکست (CFFs) می‌باشند. آنها را باید هر روز و به طور دائم رصد کرد تا تغییرات آنها در هر لحظه پایش شود. همانطور که از اسمش پیداست نقش حیاتی در کسب‌وکار را ایفا میکند پیشنهاد می‌شود از یک استراتژیست حاذق برای مشاوره و تحلیل محیط و عوامل خارجی خود بهره بگیرید. زیرا هر قدم اشتباه ممکن است باعث شکست کسب‌وکار شود.

برای اطلاعات بیشتر صفحه مشاوره استراتژی را ببینید.

مثالی از مدل

در ادامه یک نمونه ماتریس ارزیابی محیط خارجی جهت اشنایی شما ارائه شده است.

این شرکت در محیط خارجی خود دارای فرصتهای نسبی است (میانگین بالای 2.5) و سه عامل حیاتی موفقیت و دو عامل حیاتی شکست را شناسایی کرده است.

بررسی‌های بیشتر

در کنار ارزیابی محیط بیرونی، می‌توانید محیط داخلی شرکت را نیز بررسی کنید. برای این کار صفحه ماتریس ارزیابی عوامل داخلی (IFE) را ببینید.