ماتریس ارزیابی عوامل داخلی (IFE) به همراه مراحل و مثال

 ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

(Internal Factor Evaluation - IFE)

یکی از مراحلی که در برنامه ریزی استراتژیک کسب و کار انجام می‌شود، بررسی محیط داخلی است. ابزارهای مختلفی برای این کار وجود دارد که از بین آنها، «ماتریس ارزیابی عوامل داخلی (IFE)» بیشترین کاربرد را در بین برنامه‌ریزان دارد. این کار  شامل جمع‌آوری  و تحلیل اطلاعات عوامل داخلی است.

آشنایی با مدل

تحلیل داخلی ابزاری ساده و مؤثر است که در آنالیز وضعیت برای شناسایی نیروهای اصلی داخلی  (سطح حوزه‌های کارکردی یا واحدهای وظیفه‌ای) مورد استفاده قرار می‌گیرد. این نیروها به صورت مجموعه‌ای كامل و مرتبط با هم در نظر گرفته میشوند پایش دقیق این عوامل منجر به شناسایی قوتها و ضعف‌های عمده كسب و كار میشود. بنابراین، هدف از انجام تحلیل داخلی عبارت است از:

نتیجه تحلیل داخلی، به دست آوردن تصویر کلی از محیط اجرایی داخلی شرکت است. بنابراین با صرف وقت و دقت زیاد می‌توان به مجموعه کاملی از نیروهای خارجی اما اثرگذار بر شرکت دست‌یافت که با اولویت‌بندی آنها عوامل حیاتی موفقیت داخلی شناسایی می‌شود.

عوامل داخلی، بر خلاف عوامل خارجی در کنترل مدیریت میباشند. یعنی مدیران میتواند از طریق تصمیم‌گیریهای خود، آنها را تغییر داده و كنترل كند. از بین عوامل داخلی، عواملی قوت تلقی میشوند که به سازمان در دستیابی به مقاصد آرمانی كمك كنند. باید توجه داشت كه استراتژیهای گوناگون نیازمند مهارت‌ها و توانائیهای متفاوتی هستند. اگر نقاط قوت سازمان به گونه‌ای باشند كه تعداد زیادی از رقبا از آنها برخوردار باشند، نقاط قوتی معمولی هستند كه سازمان را در بهترین حالت در وضعیت برابری رقابتی قرار میدهند و سازمان میتواند با استفاده از آنها به عملكرد اقتصادی عادی دست یابد. اگر نقاط قوت منحصر به سازمان بوده یا در تعداد کمی از رقبا وجود داشته باشد میتوان گفت که سازمان به مزیت رقابتی دست یافته است. در مقابل، عواملی ضعف تلقی میشوند که به سازمان در دستیابی به مقاصد آرمانی كمك نمیكنند. کهنگی و فرسودگی ماشین‌آلات، فقدان منابع مالی، نامناسب بودن فرایندهای انجام كار نمونه‌هایی از ضعفها است. ضعفها، مهارت‌ها و توانائیهایی هستند كه سازمان به خاطر عدم برخورداری از آنها نمیتوانند استراتژیهایی را انتخاب و اجرا كند كه از ماموریت سازمانی حمایت كند. یك سازمان در مقابله با ضعف‌های خود باید جهت سرمایه‌‌گذاری برای كسب نقاط قوت لازم برای طراحی و اجرای استراتژیهای حمایت كننده از ماموریت خود سرمایه گذاری کند.

بکارگیری مدل 

در هنگام انجام تحلیل داخلی تا حد ممکن مشارکت مدیران را جلب کنید تا بهترین نتیجه را کسب کنید. مراحل زیر را شامل می شود:

فعالیت 1: عوامل محیط داخلی را شناسایی کنید.  

فعالیت 2: روند هر عامل را به دست آورید. 

فعالیت 3: کاربرگ ارزیابی عوامل داخلی را تکمیل کنید.

فعالیت 4: عوامل حیاتی موفقیت داخلی را تعیین کنید.

فعالیت 1: عوامل محیط داخلی را شناسایی کنید. 

مجموعه‌ای از عوامل تاثیرگذار را با تمرکز بر حوزه‌های زیر شناسایی کنید:

آسیب‌شناسی عواملی که در بندهای بالا پیدا شد، مستلزم گردآوری، دسته‌بندی و ارزیابی اطلاعات مربوط به عملیات اجرایی کل سازمان است. برای این کار باید با استفاده از رویكرد وظیفه‌ای عوامل داخلی (قوت و ضعف سازمان) که نقش حیاتی در موفقیت سازمان دارند را شناسایی نموده و به آنها اولویت داد، به گونه‌ای که مهمترین مجموعه نقاط قوت و ضعف شرکت را تعیین کرد. پس از اینکه با مشارکت مدیران و کارکنان و در قالب رویکرد وظیفه‌ای، قوت‌ها و ضعف‌های داخلی شناسایی شدند در یک ماتریس آنها مورد ارزیابی قرار میگیرند تا وضعیت سازمان از نظر برخورداری از قوت یا ضعف در آینده مشخص شود. 

1. مدیریت: مدیریت دارای پنج وظیفه اصلی است : برنامه‌ریزی، سازماندهی، ایجاد انگیزه، تامین نیروی انسانی و اعمال کنترل.  عملکرد مدیریت بر اساس وظایف آن بررسی میشود تا قوت‌ها و ضعف‌های آن در داخل سازمان شناسایی شود. برخی از عوامل داخلی مهم در حوزه  مدیریت را میتوان بصورت زیر در نظر داشت: ساختار سازمانی، تصویر ذهنی سازمان، سابقه سازمان در رسیدن به اهداف، نظام ارتباطات، نظام فراگیر كنترل، جو سازمانی و فرهنگ، شیوه تصمیم‌گیری، مهارت، توانایی و علایق مدیر عالی، نظام برنامه‌ریزی استراتژیك، هم‌افزایی درون سازمانی. برنامه‌ریزی: دربرگیرنده همه فعالیت‌هایی میشود که مدیر برای تدارک دیدن امور آینده انجام میدهد. کارهای خاصی که در این زمینه انجام میشود، عبارتند از : پیش‌بینی، تعیین اهداف استراتژیک، تدوین استراتژیها، تعیین سیاست‌ها، در نظر گرفتن هدف‌های کوتاه مدت، تعیین فعالیت‌ها و اقدامات، تعیین زمان موردنیاز و غیره. سازماندهی: سازماندهی دربر گیرنده همه فعالیت‌هایی میشود که مدیریت انجام میدهد و منجر به یک ساختار از کارهای تخصصی و روابط قدرت‌ها (اختیارات) میشود. کارهای مزبور شامل طرح‌ریزی سازمان، تعیین شرایط احرازشغل، شرح وظایف، تعیین ویژگیهای شغل، حیطه نظارت، وحدت فرماندهی، ایجاد هماهنگی، طرح‌ریزی شغل و تجزیه و تحلیل شغل میشود. ایجاد انگیزه: مقصود از ایجاد انگیزه کارهایی است که برای شکل دادن به رفتار انسانی انجام میشود. اقدامات خاصی که در این زمینه انجام میگیرد، عبارتند از : رهبری، ایجاد ارتباط، تشکیل گروههای کاری، تعدیل در رفتار، تفویض اختیار، غنیسازی شغل، رضایت شغلی، تأمین نیاز، تغییر ساختار. تأمین نیروی انسانی: فعالیت‌هایی که در زمینه تأمین نیروی انسانی صورت میگیرد حول محور مدیریت منابع انسانی میچرخد. از جمله کارهایی که در این زمینه انجام میشود: تعیین دستمزد و حقوق، مزایای کارکنان، مصاحبه، گزینش، استخدام، اخراج، دادن آموزش به کارکنان، توسعه مدیریت، ایمنی کارکنان، اجرای قانون «اقدام مثبت»، دادن فرصت برابر به همه داوطلبان کار، روابط اتحادیه‌های کارگری، توسعه مسیر شغلی، تحقیقات در زمینه مدیریت منابع انسانی، اجرای سیاست‌های انظباطی، رسیدگی به شکایت‌ها و روابط عمومی است. اعمال کنترل: مقصود از اعمال کنترل، انجام  دادن فعالیت‌هایی است که مدیر جهت حصول اطمینان از اینکه نتایج واقعی با نتایج برنامه‌ریزی شده سازگار است، انجام میدهد. کارهایی که در این زمینه انجام میشود، عبارت‌اند از : کنترل کیفیت، کنترل امور مالی، کنترل فروش، کنترل موجودیها، کنترل هزینه‌ها، تجزیه و تحلیل انحرافات، دادن پاداش و تشویق و ترغیب  افراد.
2. بازاریابی: امروزه صاحب‌نظران بازاریابی را فرآیند تامین نیازها و خواسته‌ها از طریق فرآیند مبادله میدانند. بازاریابی به معنی «كار كردن با بازار» است و دربرگیرنده هر آن چیزی است كه سازمان را به بازار و بازار را به سازمان مرتبط می كند. وظیفه كار كردن با بازار بر عهده واحدی است به نام «بازاریابی». این واحد، حلقه ارتباطی با محیط پیرامون بشمار می رود و مسئول انجام امور مذكور می باشد. ولی باید توجه داشت كه برای موفقیت در بازار نه تنها واحد بازاریابی بلكه كلیه واحدها باید نسبت به بازار و مسائل مربوط به آن آگاهی و حساسیت لازم را داشته باشند، از نقش خود در قبال بازار و واحد بازاریابی باخبر بوده و بخوبی ایفای نقش نمایند. برخی از عوامل داخلی مهم در حوزه  بازاریابی عبارتند از: كالاها یا خدمات سازمان، گسترش خط محصول، تمركز فروش بر چند محصول یا چند مشتری، توانایی جمع‌آوری اطلاعات درباره بازارها، سهم بازار یا سهم بخشی از بازار، مناسب بودن محصول یا خدمت و توانایی توسعه، آگاهی از نیازهای مشتریان، تصویر ذهنی، شهرت و كیفیت محصول یا خدمت، ترویج فروش و تبلیغات خلاق، كارآمد و اثربخش، استراتژی قیمت‌گذاری و انعطاف قیمت‌گذاری، روش‌های دریافت بازخور از بازار و توسعه محصولات، خدمات و بازارهای جدید، خدمات بعد از فروش و پیگیری و علاقه به نام تجاری.
3. مالی و حسابداری: اغلب از نظر سرمایه‌گذاران، وضع مالی به عنوان تنها عامل یا معیار تعیین کننده وضع رقابتی سازمان بحساب میآید. برای تدوین استراتژیها به شیوه‌ای اثربخش باید نقاط قوت و ضعف سازمان را از نظر مالی تعیین کرد. قدرت نقدینگی، میزان وام، سرمایه در گردش، سودآوری، استفاده بهینه از داراییها، جریان نقدی و حقوق صاحبان سهام میتواند به گونه‌ای باشد که برخی از استراتژیها منتفی گردند و نتوان آنها را به عنوان یک گزینه امکان‌پذیر مورد توجه قرار  داد. اغلب، عوامل مالی موجب میشوند که استراتژیهای کنونی و برنامه‌های اجرایی تغییر یابند. برخی از عوامل داخلی مهم در حوزه  مالی و حسابداری عبارتند از: توانایی تهیه سرمایه كوتاه‌مدت، توانایی تهیه سرمایه بلند‌مدت، هزینه سرمایه در مقایسه با صنعت و رقبا، ملاحظات مالیاتی، ارتباطات با مالكان، سرمایه‌گذاران و سهامداران، موقعیت اهرمی، هزینه و موانع ورود، نسبت قیمت به سود، سرمایه در گردش، انعطاف ساختار سرمایه، كنترل اثربخش هزینه، توانایی كاستن از هزینه‌ها، اندازه مالی و سیستم حسابداری اثربخش و كارآمد.
4. تولید و عملیات: فعالیت‌های تولید و عملیات شامل همه کارهایی میشود که اقلام ورودی را به کالاها و خدمات تبدیل میکند. مدیریت تولید (عملیات) با اقلام ورودی یا داده‌ها، فرایند تبدیل و اقلام خروجی سر وکار دارد، و این فرایند در صنایع و بازارهای گوناگون، متفاوت است. عملیات تولیدی با استفاده از نیروی کار، سرمایه، ماشین‌آلات و تشکیلات، مواد اولیه را به کالاهای ساخته شده و خدمات تبدیل میکنند. راجر شرودر بر این باور است که مدیریت تولید (عملیات) شامل پنج وظیفه یا حوزه تصمیم‌گیری میشود : فرایند، ظرفیت، موجودی، نیروی کار و کیفیت.  برخی از عوامل داخلی مهم در حوزه  تولید و عملیات عبارتند از:  هزینه و در دسترس بودن مواد اولیه، روابط با تامین‌كنندگان، نظام‌های كنترل موجودی، چرخش موجودی، محل تجهیزات، آرایش و بهره‌برداری از تجهیزات، صرفه به مقیاس، كارایی فنی تجهیزات و استفاده از ظرفیت، استفاده اثربخش از پیمان كاری فرعی، میزان ادغام عمودی، ارزش افزوده و حاشیه سود، هزینه‌ها و تواناییهای فنی در مقایسه با صنعت و رقبا، تحقیق و توسعه، حق امتیاز، نام تجاری و سایر محافظت‌های قانونی
5. سیستم اطلاعات رایانه‌ای: اطلاعات، همه واحدهای وظیفه‌ای شرکت را به یکدیگر مرتبط میسازد و پایه و اساسی برای همه تصمیمات مدیریتی به وجود میآورد و به عبارتی سنگ بنای همه سازمانها است. اطلاعات یکی از منابع عمده مزیت یا عدم مزیت رقابتی میباشد. هدف سیستم اطلاعات رایانه‌ای این است که از طریق بهبود کیفیت تصمیمات مدیریت، عملکرد سازمان را بهبود بخشد. سیستم اطلاعات رایانه‌ای در مجرای ارزیابی داخلی و خارجی یک سازمان مواد اولیه‌ را به دست میآورد. این سیستم داده‌هایی را در درون سازمان، درباره بازاریابی، امور مالی، تولید و نیروی انسانی و در خارج از سازمان درباره عوامل اجتماعی، فرهنگی، بوم‌شناسی، محیطی، اقتصادی، سیاسی، دولتی، قانونی، فن‌آوری و رقابتی گردآوری مینماید. این داده‌ها به شیوه‌ای در هم آمیخته و یکپارچه میشوند که بتوانند بستر تصمیم‌گیریهای مدیریت را فراهم آورند. جریان مواد در سیستم اطلاعات رایانه تابع یک منطق است و بر این اساس داده‌ها، به عنوان اقلام ورودی، وارد سیستم میشوند و به ستاده یا اقلام خروجی تبدیل میگردند. ستاده‌ها عبارتند از: گزارش‌های کتبی، جدول، نمودار، شکل، چک، دستور خرید، سیاهه، پرونده موجودیها، صورت حقوق و انواع اسناد دیگر. «داده‌ها» پس از ارزیابی، پالایش، دسته‌بندی، تجزیه و تحلیل شده و برای هدفی خاص، مسأله، شخص یا زمان خاصی تنظیم میگردند و به صورت «اطلاعات» درمیآیند.  منافع سیستم اثربخش اطلاعاتی عبارت است از: درکی بهتر از واحد وظیفه‌ای سازمان، وجود ارتباطات بهتر، تصمیم‌گیریهای آگاهانه‌تر، تجزیه و تحلیل مسائل و اعمال کنترل بهتر. سیستم‌های اطلاعاتی به عنوان یک منبع اصلی استراتژیک به حساب میآیند که میتوان بدان وسیله بر تغییرات محیط نظارت نمود و تهدیداتی که از جانب شرکت‌های رقیب متوجه سازمان میشود را شناسایی کرد. سرانجام، این سیستم در امر اجرا، ارزیابی و اعمال کنترل بر استراتژیهای سازمان کمک‌های شایانی مینماید.

فعالیت 2: روند هر عامل را به دست آورید.

پس از شناسایی عوامل، اکنون با مراجعه به روندهای گذشته، تجارب مدیران در مورد وضعیت آنی آنها و یا پرسیدن نظر خبرگان، روند آن را برای یک‌سال آینده پیش‌بینی کرده و با یک کلمه یا جمله در مقابل آن نتیجه تحلیل خود را بنویسید. این کار به مدیران و کسانی که می‌خواهند مرحله 3 را انجام دهند کمک می‌کند تا نظرات دقیق‌تری را بگویند.

فعالیت 3: کاربرگ ارزیابی عوامل داخلی را تکمیل کنید.

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی یک ابزار مناسب برای جمع‌بندی و گزارش‌دهی نتایج تحلیل محیطی است. این ماتریس به صورت استاندارد به صورت شکل زیر است.

در این مرحله به عوامل فهرست شده ضریب اهمیت داده میشود. این ضرایب از صفر (بی اهمیت) تا یك (بسیار مهم) می باشند. ضریب نشان دهنده اهمیت نسبی یك عامل بر اساس میزان مهم بودن آن عامل در موفقیت سازمان در صنعت یا بخش مربوطه در مقایسه با سایر عوامل است. معیار تعیین ضرایب اهمیت، ماموریت و چشم‌انداز است.

پس از تعیین وزن عوامل، به هر یك از عوامل رتبه 1 تا 4 داده می شود و این عدد بیانگر میزان كمك آن در دستیابی به مقاصد آرمانی میباشد. عاملی که به دستیابی به مقاصد کمک میکند «قوت» بوده و عاملی که مانع است،  «ضعف» تلقی میشود. نحوه تعیین اعداد برای عوامل صورت زیر است:

• عدد 4 به معنی قوت جدی،
• عدد 3 به معنی قوت نسبی،
• عدد 2 به معنی ضعف نسبی،
• عدد 1 به معنی ضعف جدی.

در ستون امتیاز وزن را در رتبه ضرب کرده و مجموع آن را بدست آورید.

پس از شناسایی ضریب اهمیت و رتبه عوامل، اكنون میتوان امتیاز آنها را محاسبه كرد. امتیاز از هر عامل حاصل‌ضرب ضریب اهمیت در رتبه است. مجموع این امتیازات، وضعیت عوامل محیط داخلی را نشان میدهد. امتیاز نهایی عوامل خارجی عددی بین 1 تا 4 خواهد بود. در صورتی كه امتیاز بین 1 تا 5/2 باشد، مجموعه عوامل دربردارندة ضعف است و در صورتی كه امتیاز بین 5/2 تا 4 باشد، محیط داخلی به عنوان محیطی كه دارای قوت است، شناسایی میشود.

همانند ارزیابی عوامل خارجی، از نتایج ماتریس ارزیابی عوامل داخلی برای تشکیل ماتریس SWOT استفاده می‌شود. اگر می‌خواهید نحوه اجرای این تحلیل آشنا شوید به تحلیل SWOT بروید.

فعالیت 4: عوامل حیاتی موفقیت داخلی را تعیین کنید.

ستون رتبه را از زیاد (4) به کم (1) مترتب کنید. در این صورت عواملی که رتبه 4 دارند، به عنوان عوامل حیاتی موفقیت (CSFs) و عواملی که رتبه 1 دارند، به عنوان عوامل حیاتی شکست (CFFs) می‌باشند. آنها را باید هر روز و به طور دایم رصد کرد تا تغییرات آنها در هر لحظه پایش شود.

مثالی از مدل 

در ادامه یک نمونه ماتریس ارزیابی محیط داخلی جهت اشنایی شما ارائه شده است.