ماتریس ارزیابی عوامل داخلی

(Internal Factor Evaluation - IFE)

یکی از مراحلی که در برنامه ریزی استراتژیک کسب و کار انجام می‌شود، بررسی محيط داخلی است. ابزارهای مختلفی برای این کار وجود دارد که از بین آنها، «ماتریس ارزیابی عوامل داخلی (IFE)» بیشترین کاربرد را در بین برنامه‌ریزان دارد. این کار  شامل جمع‌آوری  و تحلیل اطلاعات عوامل داخلی است.

آشنایی با مدل

تحلیل داخلی ابزاری ساده و مؤثر است که در آنالیز وضعیت برای شناسایی نیروهای اصلی داخلی  (سطح حوزه‌های کارکردی یا واحدهای وظیفه‌ای) مورد استفاده قرار می‌گیرد. اين نیروها به صورت مجموعه‌اي كامل و مرتبط با هم در نظر گرفته مي‌شوند پايش دقيق اين عوامل منجر به شناسایی قوتها و ضعف‌های عمده كسب و كار مي‌شود. بنابراین، هدف از انجام تحلیل داخلی عبارت است از:

نتیجه تحلیل داخلی، به دست آوردن تصویر کلی از محیط اجرایی داخلی شرکت است. بنابراین با صرف وقت و دقت زیاد می‌توان به مجموعه کاملی از نیروهای خارجی اما اثرگذار بر شرکت دست‌یافت که با اولویت‌بندی آنها عوامل حیاتی موفقیت داخلی شناسایی می‌شود.

عوامل داخلي، بر خلاف عوامل خارجي در کنترل مديريت مي‌باشند. يعني مديران مي‌تواند از طريق تصميم‌گيريهاي خود، آنها را تغيير داده و كنترل كند. از بين عوامل داخلي، عواملي قوت تلقي مي‌شوند که به سازمان در دستيابي به مقاصد آرماني كمك كنند. بايد توجه داشت كه استراتژي‌هاي گوناگون نيازمند مهارت‌ها و توانائيهاي متفاوتي هستند. اگر نقاط قوت سازمان به گونه‌اي باشند كه تعداد زيادي از رقبا از آنها برخوردار باشند، نقاط قوتي معمولي هستند كه سازمان را در بهترين حالت در وضعيت برابري رقابتي قرار مي‌دهند و سازمان مي‌تواند با استفاده از آنها به عملكرد اقتصادي عادي دست يابد. اگر نقاط قوت منحصر به سازمان بوده يا در تعداد کمي از رقبا وجود داشته باشد مي‌توان گفت که سازمان به مزیت رقابتی دست يافته است. در مقابل، عواملي ضعف تلقي مي‌شوند که به سازمان در دستيابي به مقاصد آرماني كمك نمي‌كنند. کهنگي و فرسودگي ماشين‌آلات، فقدان منابع مالي، نامناسب بودن فرايندهاي انجام كار نمونه‌هايي از ضعفها است. ضعفها، مهارت‌ها و توانائي‌هايي هستند كه سازمان به خاطر عدم برخورداري از آنها نمي‌توانند استراتژي‌هايي را انتخاب و اجرا كند كه از ماموريت سازماني حمايت كند. يك سازمان در مقابله با ضعف‌هاي خود بايد جهت سرمايه‌‌گذاري براي كسب نقاط قوت لازم براي طراحي و اجراي استراتژي‌هاي حمايت كننده از ماموريت خود سرمايه گذاري کند.

در هنگام انجام تحلیل داخلی تا حد ممکن مشارکت مدیران را جلب کنید تا بهترین نتیجه را کسب کنید. مراحل زیر را شامل می شود:

فعالیت 1: عوامل محیط داخلی را شناسایی کنید.  

فعالیت 2: روند هر عامل را به دست آورید. 

فعالیت 3: کاربرگ ارزیابی عوامل داخلی را تکمیل کنید.

فعالیت 4: عوامل حیاتی موفقیت داخلی را تعیین کنید.

فعالیت 1: عوامل محیط داخلی را شناسایی کنید. 

مجموعه‌ای از عوامل تاثیرگذار را با تمرکز بر حوزه‌های زیر شناسایی کنید:

آسیب‌شناسی عواملی که در بندهای بالا پیدا شد، مستلزم گردآوري، دسته‌بندي و ارزيابي اطلاعات مربوط به عملیات اجرایی کل سازمان است. براي اين کار بايد با استفاده از رويكرد وظيفه‌اي عوامل داخلي (قوت و ضعف سازمان) که نقش حياتي در موفقيت سازمان دارند را شناسايي نموده و به آنها اولويت داد، به گونه‌اي که مهمترين مجموعه نقاط قوت و ضعف شرکت را تعيين کرد. پس از اينکه با مشارکت مديران و کارکنان و در قالب رويکرد وظيفه‌اي، قوت‌ها و ضعف‌هاي داخلي شناسايي شدند در يک ماتريس آنها مورد ارزيابي قرار مي‌گيرند تا وضعيت سازمان از نظر برخورداري از قوت يا ضعف در آينده مشخص شود. 

1. مدیریت: مديريت داراي پنج وظيفه اصلي است : برنامه‌ريزي، سازماندهي، ايجاد انگيزه، تامين نيروي انساني و اعمال کنترل.  عملکرد مديريت بر اساس وظايف آن بررسي مي‌شود تا قوت‌ها و ضعف‌هاي آن در داخل سازمان شناسايي شود. برخي از عوامل داخلي مهم در حوزه  مديريت را مي‌توان بصورت زير در نظر داشت: ساختار سازماني، تصوير ذهني سازمان، سابقه سازمان در رسيدن به اهداف، نظام ارتباطات، نظام فراگير كنترل، جو سازماني و فرهنگ، شيوه تصميم‌گيري، مهارت، توانايي و علايق مدير عالي، نظام برنامه‌ريزي استراتژيك، هم‌افزايي درون سازماني. برنامه‌ريزي: دربرگيرنده همه فعاليت‌هايي مي‌شود که مدير براي تدارک ديدن امور آينده انجام مي‌دهد. کارهاي خاصي که در اين زمينه انجام مي‌شود، عبارتند از : پيش‌بيني، تعيين اهداف استراتژيک، تدوين استراتژي‌ها، تعيين سياست‌ها، در نظر گرفتن هدف‌هاي کوتاه مدت، تعيين فعاليت‌ها و اقدامات، تعيين زمان موردنياز و غيره. سازماندهي: سازماندهي دربر گيرنده همه فعاليت‌هايي مي‌شود که مديريت انجام مي‌دهد و منجر به يک ساختار از کارهاي تخصصي و روابط قدرت‌ها (اختيارات) مي‌شود. کارهاي مزبور شامل طرح‌ريزي سازمان، تعيين شرايط احرازشغل، شرح وظايف، تعيين ويژگي‌هاي شغل، حيطه نظارت، وحدت فرماندهي، ايجاد هماهنگي، طرح‌ريزي شغل و تجزيه و تحليل شغل مي‌شود. ايجاد انگيزه: مقصود از ايجاد انگيزه کارهايي است که براي شکل دادن به رفتار انساني انجام مي‌شود. اقدامات خاصي که در اين زمينه انجام مي‌گيرد، عبارتند از : رهبري، ايجاد ارتباط، تشکيل گروههاي کاري، تعديل در رفتار، تفويض اختيار، غني‌سازي شغل، رضايت شغلي، تأمين نياز، تغيير ساختار. تأمين نيروي انساني: فعاليت‌هايي که در زمينه تأمين نيروي انساني صورت مي‌گيرد حول محور مديريت منابع انساني مي‌چرخد. از جمله کارهايي که در اين زمينه انجام مي‌شود: تعيين دستمزد و حقوق، مزاياي کارکنان، مصاحبه، گزينش، استخدام، اخراج، دادن آموزش به کارکنان، توسعه مديريت، ايمني کارکنان، اجراي قانون «اقدام مثبت»، دادن فرصت برابر به همه داوطلبان کار، روابط اتحاديه‌هاي کارگري، توسعه مسير شغلي، تحقيقات در زمينه مديريت منابع انساني، اجراي سياست‌هاي انظباطي، رسيدگي به شکايت‌ها و روابط عمومي است. اعمال کنترل: مقصود از اعمال کنترل، انجام  دادن فعاليت‌هايي است که مدير جهت حصول اطمينان از اينکه نتايج واقعي با نتايج برنامه‌ريزي شده سازگار است، انجام مي‌دهد. کارهايي که در اين زمينه انجام مي‌شود، عبارت‌اند از : کنترل کيفيت، کنترل امور مالي، کنترل فروش، کنترل موجودي‌ها، کنترل هزينه‌ها، تجزيه و تحليل انحرافات، دادن پاداش و تشويق و ترغيب  افراد.
2. بازاريابي: امروزه صاحب‌نظران بازاريابي را فرآيند تامين نيازها و خواسته‌ها از طريق فرآيند مبادله مي‌دانند. بازاريابي به معني «كار كردن با بازار» است و دربرگيرنده هر آن چيزي است كه سازمان را به بازار و بازار را به سازمان مرتبط مي كند. وظيفه كار كردن با بازار بر عهده واحدي است به نام «بازاريابي». اين واحد، حلقه ارتباطي با محيط پيرامون بشمار مي رود و مسئول انجام امور مذكور مي باشد. ولي بايد توجه داشت كه براي موفقيت در بازار نه تنها واحد بازاريابي بلكه كليه واحدها بايد نسبت به بازار و مسائل مربوط به آن آگاهي و حساسيت لازم را داشته باشند، از نقش خود در قبال بازار و واحد بازاريابي باخبر بوده و بخوبي ايفاي نقش نمايند. برخي از عوامل داخلي مهم در حوزه  بازاريابي عبارتند از: كالاها يا خدمات سازمان، گسترش خط محصول، تمركز فروش بر چند محصول يا چند مشتري، توانايي جمع‌آوري اطلاعات درباره بازارها، سهم بازار يا سهم بخشي از بازار، مناسب بودن محصول يا خدمت و توانايي توسعه، آگاهي از نيازهاي مشتريان، تصوير ذهني، شهرت و كيفيت محصول يا خدمت، ترويج فروش و تبليغات خلاق، كارآمد و اثربخش، استراتژي قيمت‌گذاري و انعطاف قيمت‌گذاري، روش‌هاي دريافت بازخور از بازار و توسعه محصولات، خدمات و بازارهاي جديد، خدمات بعد از فروش و پي‌گيري و علاقه به نام تجاري.
3. مالي و حسابداري: اغلب از نظر سرمايه‌گذاران، وضع مالي به عنوان تنها عامل يا معيار تعيين کننده وضع رقابتي سازمان بحساب مي‌آيد. براي تدوين استراتژي‌ها به شيوه‌اي اثربخش بايد نقاط قوت و ضعف سازمان را از نظر مالي تعيين کرد. قدرت نقدينگي، ميزان وام، سرمايه در گردش، سودآوري، استفاده بهينه از دارايي‌ها، جريان نقدي و حقوق صاحبان سهام مي‌تواند به گونه‌اي باشد که برخي از استراتژي‌ها منتفي گردند و نتوان آنها را به عنوان يک گزينه امکان‌پذير مورد توجه قرار  داد. اغلب، عوامل مالي موجب مي‌شوند که استراتژي‌هاي کنوني و برنامه‌هاي اجرايي تغيير يابند. برخي از عوامل داخلي مهم در حوزه  مالي و حسابداري عبارتند از: توانايي تهيه سرمايه كوتاه‌مدت، توانايي تهيه سرمايه بلند‌مدت، هزينه سرمايه در مقايسه با صنعت و رقبا، ملاحظات مالياتي، ارتباطات با مالكان، سرمايه‌گذاران و سهامداران، موقعيت اهرمي، هزينه و موانع ورود، نسبت قيمت به سود، سرمايه در گردش، انعطاف ساختار سرمايه، كنترل اثربخش هزينه، توانايي كاستن از هزينه‌ها، اندازه مالي و سيستم حسابداري اثربخش و كارآمد.
4. توليد و عمليات: فعاليت‌هاي توليد و عمليات شامل همه کارهايي مي‌شود که اقلام ورودي را به کالاها و خدمات تبديل مي‌کند. مديريت توليد (عمليات) با اقلام ورودي يا داده‌ها، فرايند تبديل و اقلام خروجي سر وکار دارد، و اين فرايند در صنايع و بازارهاي گوناگون، متفاوت است. عمليات توليدي با استفاده از نيروي کار، سرمايه، ماشين‌آلات و تشکيلات، مواد اوليه را به کالاهاي ساخته شده و خدمات تبديل مي‌کنند. راجر شرودر بر اين باور است که مديريت توليد (عمليات) شامل پنج وظيفه يا حوزه تصميم‌گيري مي‌شود : فرايند، ظرفيت، موجودي، نيروي کار و کيفيت.  برخي از عوامل داخلي مهم در حوزه  توليد و عمليات عبارتند از:  هزينه و در دسترس بودن مواد اوليه، روابط با تامين‌كنندگان، نظام‌هاي كنترل موجودي، چرخش موجودي، محل تجهيزات، آرايش و بهره‌برداري از تجهيزات، صرفه به مقياس، كارايي فني تجهيزات و استفاده از ظرفيت، استفاده اثربخش از پيمان كاري فرعي، ميزان ادغام عمودي، ارزش افزوده و حاشيه سود، هزينه‌ها و توانايي‌هاي فني در مقايسه با صنعت و رقبا، تحقيق و توسعه، حق امتياز، نام تجاري و ساير محافظت‌هاي قانوني
5. سيستم اطلاعات رايانه‌اي: اطلاعات، همه واحدهاي وظيفه‌اي شرکت را به يکديگر مرتبط مي‌سازد و پايه و اساسي براي همه تصميمات مديريتي به وجود مي‌آورد و به عبارتي سنگ بناي همه سازمانها است. اطلاعات يکي از منابع عمده مزيت يا عدم مزيت رقابتي مي‌باشد. هدف سيستم اطلاعات رايانه‌اي اين است که از طريق بهبود کيفيت تصميمات مديريت، عملکرد سازمان را بهبود بخشد. سيستم اطلاعات رايانه‌اي در مجراي ارزيابي داخلي و خارجي يک سازمان مواد اوليه‌ را به دست مي‌آورد. اين سيستم داده‌هايي را در درون سازمان، درباره بازاريابي، امور مالي، توليد و نيروي انساني و در خارج از سازمان درباره عوامل اجتماعي، فرهنگي، بوم‌شناسي، محيطي، اقتصادي، سياسي، دولتي، قانوني، فن‌آوري و رقابتي گردآوري مي‌نمايد. اين داده‌ها به شيوه‌اي در هم آميخته و يکپارچه مي‌شوند که بتوانند بستر تصميم‌گيري‌هاي مديريت را فراهم آورند. جريان مواد در سيستم اطلاعات رايانه تابع يک منطق است و بر اين اساس داده‌ها، به عنوان اقلام ورودي، وارد سيستم مي‌شوند و به ستاده يا اقلام خروجي تبديل مي‌گردند. ستاده‌ها عبارتند از: گزارش‌هاي کتبي، جدول، نمودار، شکل، چک، دستور خريد، سياهه، پرونده موجودي‌ها، صورت حقوق و انواع اسناد ديگر. «داده‌ها» پس از ارزيابي، پالايش، دسته‌بندي، تجزيه و تحليل شده و براي هدفي خاص، مسأله، شخص يا زمان خاصي تنظيم مي‌گردند و به صورت «اطلاعات» درمي‌آيند.  منافع سيستم اثربخش اطلاعاتي عبارت است از: درکي بهتر از واحد وظيفه‌اي سازمان، وجود ارتباطات بهتر، تصميم‌گيري‌هاي آگاهانه‌تر، تجزيه و تحليل مسائل و اعمال کنترل بهتر. سيستم‌هاي اطلاعاتي به عنوان يک منبع اصلي استراتژيک به حساب مي‌آيند که مي‌توان بدان وسيله بر تغييرات محيط نظارت نمود و تهديداتي که از جانب شرکت‌هاي رقيب متوجه سازمان مي‌شود را شناسايي کرد. سرانجام، اين سيستم در امر اجرا، ارزيابي و اعمال کنترل بر استراتژي‌هاي سازمان کمک‌هاي شاياني مي‌نمايد.

فعالیت 2: روند هر عامل را به دست آورید.

پس از شناسایی عوامل، اکنون با مراجعه به روندهای گذشته، تجارب مدیران در مورد وضعیت آنی آنها و یا پرسیدن نظر خبرگان، روند آن را برای یک‌سال آینده پیش‌بینی کرده و با یک کلمه یا جمله در مقابل آن نتیجه تحلیل خود را بنویسید. این کار به مدیران و کسانی که می‌خواهند مرحله 3 را انجام دهند کمک می‌کند تا نظرات دقیق‌تری را بگویند.

فعالیت 3: کاربرگ ارزیابی عوامل داخلی را تکمیل کنید.

ماتریس ارزیابی عوامل داخلی یک ابزار مناسب برای جمع‌بندی و گزارش‌دهی نتایج تحلیل محیطی است. این ماتریس به صورت استاندارد به صورت شکل زیر است.

در این مرحله به عوامل فهرست شده ضريب اهميت داده مي‌شود. اين ضرايب از صفر (بي اهميت) تا يك (بسيار مهم) مي باشند. ضريب نشان دهنده اهميت نسبي يك عامل بر اساس ميزان مهم بودن آن عامل در موفقيت سازمان در صنعت يا بخش مربوطه در مقايسه با ساير عوامل است. معيار تعيين ضرايب اهميت، ماموريت و چشم‌انداز است.

پس از تعیین وزن عوامل، به هر يك از عوامل رتبه 1 تا 4 داده مي شود و اين عدد بيانگر ميزان كمك آن در دستيابي به مقاصد آرماني مي‌باشد. عاملي که به دستيابي به مقاصد کمک مي‌کند «قوت» بوده و عاملي که مانع است،  «ضعف» تلقي مي‌شود. نحوه تعيين اعداد براي عوامل صورت زير است:

• عدد 4 به معني قوت جدي،
• عدد 3 به معني قوت نسبي،
• عدد 2 به معني ضعف نسبي،
• عدد 1 به معني ضعف جدي.

در ستون امتیاز وزن را در رتبه ضرب کرده و مجموع آن را بدست آورید.

پس از شناسايي ضريب اهميت و رتبه عوامل، اكنون مي‌توان امتياز آنها را محاسبه كرد. امتياز از هر عامل حاصل‌ضرب ضريب اهميت در رتبه است. مجموع اين امتيازات، وضعيت عوامل محيط داخلی را نشان مي‌دهد. امتياز نهايي عوامل خارجي عددي بين 1 تا 4 خواهد بود. در صورتي كه امتياز بين 1 تا 5/2 باشد، مجموعه عوامل دربردارندة ضعف است و در صورتي كه امتياز بين 5/2 تا 4 باشد، محيط داخلی به عنوان محيطي كه داراي قوت است، شناسايي مي‌شود.

فعالیت 4: عوامل حیاتی موفقیت داخلی را تعیین کنید.

ستون رتبه را از زیاد (4) به کم (1) مترتب کنید. در این صورت عواملی که رتبه 4 دارند، به عنوان عوامل حیاتی موفقیت (CSFs) و عواملی که رتبه 1 دارند، به عنوان عوامل حیاتی شکست (CFFs) می‌باشند. آنها را باید هر روز و به طور دایم رصد کرد تا تغییرات آنها در هر لحظه پایش شود.

مثالی از مدل

در ادامه یک نمونه ماتریس ارزیابی محیط داخلی جهت اشنایی شما ارائه شده است.