مدیریت داده (Data management) و روشهای مواجه شدن با انقلاب داده‌ها

مدیریت داده (Data management) و روشهای مواجه شدن با انقلاب داده‌ها

مدیریت داده چیست؟

بر اساس تحقیقی که در سال 2018 در شرکتهای موفق انجام شد، 95% از مدیران عملیاتی اعتقاد دارند که مدیریت داده‌ عامل کلیدی در موفقیت استراتژی‌ها و متعاقب آن سودآوری شرکت است. مدیران با بکارگیری ابزارهای مدیریت داده، اطلاعاتی را به دست می‌آورند که در نهایت به رشد و توسعه شرکت می‌انجامد. این اطلاعات از تامین‌کنندگان، مشتریان، کارکنان و ذینفعان کلیدی به دست می‌آید. مدیریت داده عبارت است از روشی که بوسیله آن راهکارهای موفقی از داده‌های خام به دست می‌آید تا نیازهای اطلاعاتی مدیران را پاسخ دهد. مدیریت داده شامل ذخیره‌سازی‌، حفظ امنیت، به اشتراک‌گذاری، حکمرانی، معماری داده‌ها، مدیریت بانک اطلاعاتی و مدیریت سوابق است. به محض اینکه شرکتی بتواند نظام مدیریت داده‌ را به‌طور کامل مستقر کند، اطلاعات و بینش‌های جدید و مهمی را با پردازش داده‌های موجود به دست خواهد آورد.

 

نقش فناوری در تحلیل

گسترش روشهای جمع‌آوری الکترونیکی داده‌ها در سالهای اخیر، این تصور را ایجاد کرده است که همه چیز مدیریت داده‌ بر اساس فناوری الکترونیک است، اما این باور یک باور اشتباه است. اساس مدیریت داده در توان برنامه‌ریزی استراتژیک و عملیاتی و قابلیتهای تحلیل صنعت، مشتری و بازار است. فناوری به مثابه یک ابزار در دست برنامه‌ریزان برای تشخیص صحیح است. همانطور که پزشک از تجهیزات مختلف (مانند سی.تی.اسکن) استفاده می‌کند، اما در نهایت این پزشک است که تحلیل و تجویز را انجام می‌دهد.

بیاد دارید که در چند دهه اخیر فقط تعدادی از شرکتها و سازمانهای بزرگ و آن هم در یک اتاق مخصوص یک کامپیوتر پنتیوم داشتند. از این کامپیوتر بمثابه یک تکنولوژی خاص محافظت می‌شد. از وقتی که استفاده از کامپیوتر گسترش یافت، متخصصان فناوری اطلاعات انباره‌هایی از داده را ایجاد کرد که از تکنیک‌های رابطه‌ای و همبستگی برای تحلیل آف‌لاین داده استفاده می‌کرد. این‌کار روش‌های جدیدی برای پردازش داده‌های پراکنده و بی‌قاعده و تبدیل آن به اطلاعات ارزشمند برای تصمیم گیری مهیا می‌کرد. امروزه مدیریت داده به اندازه‌ای پیشرفت کرده است که حتی در کشورمان هم شاهد این هستیم که استراتژی‌های رقابتی، برنامه‌های تولید، طراحی محصولات جدید و ارائه خدمات منحصربفرد هم بر اساس اطلاعات برخاسته از مدیریت داده شکل می‌گیرد. این اتفاق نه در شرکتها نوپا، بلکه در شرکتهای باسابقه اما پیشرو در بازار مشاهده می‌شود. بدیهی است که تصمیم‌گیران با این اطلاعات در لبه‌های رقابت باقی می‌مانند و دیگران چاره‌ای جز پیروی آز آنها نخواهند داشت.

 

چرا مدیریت داده مهم است؟

شرکت تحقیقاتی آی.دی.سی  پیش بینی کرده است که تا سال 2025 کاربران 463 میلیارد گیگابایت داده در هر روز ایجاد خواهند کرد. این حجم از داده‌های عظیم بدون بهره‌گیری از مدیریت کارآمد داده، نه تنها هیچ ارزش افزوده‌ای نخواهد داشت و بلکه سردرگمی را هم به ارمغان خواهد آورد.  

داده‌، بمثابه خونی است که در رگهای سازمان‌های پویا جریان دارد. این داده‌ها می‌تواند به شما در افزایش کارآمدی تولید، بهبود مصرف انرژی، ارتفای دسترس‌پذیری کارخانه، حفظ مشتریان فعلی و جذب افراد جدید، بهبود خدمات به مشتری، تنظیم فعالیتهای بازاریابی و بهبود روند فروش کمک کند. اما بدیهی است که برای به دست آوردن بیشترین بهره از داده‌های خود، باید آن را مدیریت کنید.

مدیریت داده‌ مزیت‌های فراوانی دارد:

  1. کارآمدتر شدن عملیات. مدیریت داده به شرکت کمک می‌کند تا فرآیند تولید و خدمات‌رسانی را با دقیق‌ترین تخمین‌ها بهبود بخشد، بازارهای هدف و مشتریان را راحت‌تر پیدا کرده، تعامل با آنها را آسان کرده و ارتباطات بین کارکنان را بهبود می‌بخشد.
  2. کاهش هزینه‌های مازاد. مدیریت داده از طریق افزایش دسترس‌پذیری کارخانه، صرفه‌جویی در انرژی و بهبود راندمان، به کاهش هزینه‌ها کمک می‌کند. مهمتر اینکه کارکنان وقت‌شان را برای جستجوی داده یا تلاش‌های تکراری تلف نمی‌کنند.
  3. توان واکنش سریع‌تر. مدیریت داده‌ می‌تواند روندها را نشان داده و با برون‌یابی و پیش‌بینی رویدادها به شرکت کمک ‌کند تا زودتر از رقبای خود وارد عمل شود.
  4. کاهش خطرات امنیتی. از آنجا که امنیت داده بخش جدایی‌ناپذیر در مدیریت داده‌ است، شرکت می‌تواند اطلاعات خود را قفل کرده و از درز اطلاعات حتی بی‌اهمیت‌ترین آنها جلوگیری کند.
  5. توانایی اخذ تصمیمات دقیق‌تر. مدیران با بکارگیری شواهد قوی، تصمیماتی را با حاشیه اطمینان بالا (حتی برای تصمیمات کوچک خود مانند اثر توزیع ارزاق در رضایتمندی کارکنان) اتخاذ کند.

 

رویکرد‌های معمول در مدیریت داده

ممکن است انتخاب رویکرد مناسب برای مدیریت داده کاری دشوار بنظر برسد که البته در برخی مواقع چنین است. اما رویکرد‌های برتری هم هستند که در دنیا کاربردی بودن آنها اثبات شده و شامل دو مورد است: رویکرد‌های مدیریت داده تهاجمی و رویکردهای مدیریت داده تدافعی.

در رویکرد تهاجمی، شرکت درگیر فعالیت‌های راندمان‌محور و مشتری‌محور (از قبیل بهینه‌سازی راندمان تولید، فروش و بازاریابی) می‌شود. هدف از این کار افزایش درآمد، سودآوری و رضایت مشتری است. برای انجام این روش از تحلیل داده‌ها و مدل‌سازی یا ادغام منابع مختلف داده‌ای در قالب داشبوردها استفاده می‌شود.

در رویکرد مدیریت داده تدافعی، بر امنیت تاکید می‌شود. هدف این است که مطابق با مقررات حاکم داده‌های سازمانی به هلدینگ بالادستی، سازمانهای حاکمیتی مانند گمرک، محیط زیست، اداره دارایی و بازرسی کل کشور و مانند ارائه شود. در این صورت موضوع قابلیت دفاع‌شوندگی شرکت افزوده شده و موضوعاتی مانند حفظ اطلاعات و حریم خصوصی مشتریان در اولویت است. کنترل‌پذیری کلی عملیات تامین، تولید و فروش مد نظر بوده و به کشف و جلوگیری از تخلفات و نشت پول و اطلاعات تمرکز می‌شود.

رویکرد مناسب برای مدیریت داده‌های سازمانی، از هر دو نوع تهاجمی و تدافعی آن بهره می‌گیرد. پنج مؤلفه دیگر نیز وجود دارد که باید بخشی از رویکرد مدیریت داده باشند:

  1. شناسایی داده‌ها و تعریف مفهوم آنها، شکل و ساختار داده‌، منشا داده و جایی که داده در آن قرار دارد.
  2. فضای ذخیره‌سازی داده که امکان دسترسی راحت را به داده‌ها فراهم کرده و می‌توان آنها را به اشتراک گذاشته و پردازش کرد.
  3. دسته‌بندی داده‌ها به منظور کنترل دسترسی‌ها که این مهم از طریق تعریف نقش‌ها و اصول دسترسی، مقررات و دستورالعمل‌های شرکتی تامین می‌شود.
  4. ساختار حاکمیت داده که سیاست‌ها و سازوکارهای استفاده از داده‌ها را بمنظور کنترل‌ در ارتباطات سازمانی فراهم می‌کند.  
  5. پردازشی که موجب می‌شود داده‌های ذخیره شده در سیستم‌های مختلف به کنار هم منتقل و با هم ترکیب ششده و یک نمای واحد به دست آید.

 

نحوه تدوین برنامه مدیریت داده

برنامه مدیریت داده با در نظر گرفتن اهداف تجاری شرکت و رویکردهای تهاجمی و تدافعی و پنج مؤلفه اصلی بالا تدوین می‌شود. جزئیات برنامه به نوع شرکت نیز بستگی دارد. بدیهی است که یک سایت تولیدی با یک موسسه آموزشی و هر دو در مقایسه با یک بیمارستان، دغدغه‌های مدیریتی متفاوتی دارند. رویکرد حاکم در مدیریت داده را بررسی کنید و هرگونه کاستی در برنامه موجود را شناسایی کنید. اگر تاکنون در خصوص دسترسی به داده، تحلیل‌های پیش‌بینی کننده و داشبوردهای مبتنی بر نقش‌های سازمانی تصمیمی گرفته نشده است، یک فهرست تهیه کرده و آن را در دستور کار خود قرار دهید. وقتی فهرست تهیه شد، وقت آن است که به سیستم‌های مدیریت داده نگاه کنید. سرمایه‌گذاری در زمنیه مدیریت داده‌ها به دلیل اینکه تسهیل در دسترسی به داده‌ها را در پی خواهد داشت، در نهایت به افزایش بهره‌وری منجر خواهد شد.

در گام اول فقط به نرم‌افزارهای موجود (از قبیل سیستم‌های مدیریت ارتباط با مشتریان، پایگاه داده‌های تعمیرات و نگهداری و سیستم‌های حسابداری و منابع انسانی) متمرکز شوید. بر خلاف تصور، در همین سیستم‌های فعلی آن‌چنان داده‌های ارزشمندی وجود دارد که می‌توان اطلاعات را آنها احصا و تحلیل کرده و تصمیم‌گیری آگاهانه‌تری گرفت. با یک تامل مختصر در اطلاعات مصرف انرژی، آلایندگی، سلامت کارکنان، پرمیت‌های تعمیراتی، ضمانتنامه‌های بانکی و مانند آن می‌توان از تحمیل جریمه‌ها و هزینه‌های مازاد جلوگیری کرد. گاهی اوقات تصمیم‌های آگاهانه موجب برای مثال تصمیماتی که منجر به کاهش مدت زمان تعمیرات اساسی (حتی به اندازه یک روز) می‌شود، درآمدزایی هم ایجاد می‌کند.  

معمولاً اجرای مدیریت داده بقدری وقت‌گیر و سنگین است که شرکتها یک نفر از اداره برنامه‌ریزی را مستقیماً به این کار می‌گمارند. برخی شرکتها هم یک واحد تحت عنوان «اداره آمار و اطلاعات استراتژیک» در ذیل اداره برنامه‌ریزی تشکیل داده‌اند. یک فرد توانمند می‌تواند داده‌ها را ردیابی و تحلیل کرده و برنامه مدیریت داده را اصلاح کند. صرف‌نظر از این که کدام رویکرد مدیریت داده انتخاب می‌شود، ابتدا باید اطمینان داشته باشید که از داده‌های شرکت حفاظت می‌شود. این مهم شامل کنترل‌های امنیتی برای پایگاه داده؛ رمزگذاری داده‌ها در انتقال و ذخیره؛ آموزش کارکنان و انتخاب الگوهای موفق (بنچ‌مارک) است.

 

آنچه که باید در مورد «مدیریت داده‌های سازمانی» بدانید

مدیریت داده‌های سازمانی عبارت است از چگونگی به اجرا درآوردن رویکرد منتخب مدیریت داده است. مدیریت داده بمثابه یک فرآیند اداری است که شامل اکتساب، اعتبارسنجی، ذخیره‌سازی، محافظت و پردازش داده‌ها است. «مدیریت داده‌های سازمانی» سطح بعدی این کار است و بدین معنی است که تمام داده‌های برخاسته از فرآیندها و نرم‌افزارها با هم تلفیق، توزیع و مدیریت می‌شوند.

مدیریت داده‌های سازمانی، چارچوبی برای کسب بینش‌های کاربردی از داده‌های خام (اغلب بی‌نظم و تکراری) ایجاد می‌کند. این کار شامل مجموعه‌ای از نرم‌افزارها، سخت‌افزارها، زیرساختها، منطق تجاری و استراتژی‌های رقابتی است. دستیابی به مدیریت داده‌های سازمانی مستلزم همکاری گسترده‌ای بین حوزه‌های تامین، تولید و فروش است. مدیریت داده‌ در داخل هر کدام از این حوزه‌ها برای استقرار نظام مدیریت داده‌های سازمانی ضروری است. سه چالش مهم در این کار شامل سازماندهی داده‌ها، پردازش داده‌ها و ورود اطلاعات دقیق است. مدیریت داده‌های سازمانی موثر معمولاً با گوش دادن به ذینفعان شروع می‌شود. در این صورت مشخص می‌شود که چه مشکلاتی در کار وجود دارد.

سیاستها و رویه‌های مشخص و شفافی در امنیت داده‌ها و ارتباطات تعریف می‌شود. اصطلاحات و تعاریف لازم برای طبقه‌بندی داده‌ها در شرکت به صورت استاندارد و مشخص تعین می‌شود.

در مراحل اولیه مدیریت داده‌های سازمانی، فرصت مناسبی است که «مدیریت داده‌ اصلی»  را بکار ببرید. با این کار توانایی سازمان در مدیریت داده‌ یک مرحله بالاتر می‌رود. با مدیریت داده‌ اصلی یک «منبع واحد» ایجاد می‌شود بطوریکه همه افراد سازمان در هنگام تصمیم‌گیری از یک منبع اطلاعاتی استفاده کرده و دقت اطلاعات بسیار بیشتر می‌شود.

 

مدیریت داده‌ اصلی چیست؟‌

مدیریت داده‌ اصلی، یک منبع واحد برای اطلاعات شرکت ایجاد کرده و در عین حال که آنها حفظ می‌کند، به صورت کاملاً سازگار، دقیق و جامع در سراسر حوزه‌های کاری به استفاده‌کنندگان مجاز ارائه می‌دهد. این کار یک فرآیند چند مرحله‌ای برای پاک‌سازی داده‌ها، تبدیل داده‌ها و ادغام داده‌ها است.

یکی از کارهای واجب برای ایجاد مدیریت داده اصلی این است که نظام مدیریت داده با نرم‌افزارهای تجاری مانند نرم‌افزار مدیریت ارتباط با مشتری، حسابداری، فروش، نگهداری و تعمیرات و مانند آن تلفیق شود. برخی از فرآیندهای محوری در مدیریت داده‌ اصلی عبارتند از:

  1. رعایت اصول کاری و مقررات جاری در فرآیندها مانند دستور مدیر تعمیرات برای بسته شدن پرمیتهای گرم حداکثر تا 12 ساعت و با حضور نماینده واحد سلامت، ایمنی و محیط زیست.
  2. جمع‌آوری داده‌ها از افرادی که داده‌های معتبر را در اختیار دارند مانند داده مربوط به تناژ کالای تحویل شده که مسئول اصلی آن واحد توزین و تحویل در اداره بازرگانی است.
  3. طبقه‌بندی داده‌ها به داده‌های عمومی، مهم، حیاتی و حساس که اهمیت هر کدام و میزان مراقبت از آن را تعیین می‌کند. برای مثال داده مربوط به موجودی نقد یک داده حساس است.
  4. ترکیب‌بندی و تلفیق داده‌ها که نحوه ترکیب داده‌ها را بر حسب موضوع (و نه واحد سازمانی) تعیین می‌کند. برای مثال داده‌های مربوط به فروش در اختیار واحد‌های بازرگانی و مالی بوده اما در قالب حوزه فروش تلفیق می‌شوند.  
  5. توزیع داده‌ها که معین می‌کند تواتر به روز‌رسانی و سطح دستیابی به داده‌ها از نظر مکانی و زمانی چگونه باید باشد.
  6. حاکمیت داده‌ها که ارکان تصمیم‌گیر در مورد تغییرات در داده‌ها را مشخص می‌کند. برای مثال تغییر در مقادیر ماه گذشته تناژ تولید شده که در سیستم‌ها ذخیره شده است، از طریق چه رویه‌ای و توسط چه کسانی قابل تغییر است.
  7. نگاشت داده‌ها که معین می‌کند داده‌های سازمانی با چه روابطی با هم در ارتباط بوده و تاثیرات هر کدام بر دیگری چگونه است.
  8. تطبیق داده‌ها که بر اساس آن مشخص می‌شود کدام داده با مجموعه داده‌های موجود ناسازگار است. برای مثال در صورتی که ورودی شرکت پنج درصد کاهش داشته باشد و انبارهای پای کار نیز خالی باشند، انتظار نمی‌رود که راندمان افزایش داشته باشد.
  9. نرمال‌سازی داده‌ها که اشاره به بی‌مقیاس‌سازی آن و تبدیل کردن به درصد است و امکان مقایسه بین داده‌ها را فراهم می‌آورد.  

مدیریت داده‌ اصلی به شرکتها کمک می‌کند تا با قوانین و مقررات منطبق شوند. از این طریق شرکتها می‌توانند نشان دهند که داده‌های شفاف، سازگار و دقیقی متناسب با حساسیت‌های مخاطب خوددارند. برای مثال گزارشات به هلدینگ، سهامداران، سازمان حفظ محیط زیست.  

همچنین از مدیریت داده اصلی می‌توان برای بهبود تجارب عملیاتی در تامین، تولید و فروش بهره گرفت. زیرا داده‌های مختلفی از نرم‌افزارهای گوناگون در اختیار است که نگاه 360 درجه از مشتریان و عملیات سازمانی را ارائه می‌دهد.

 

بهترین ابزارهای مدیریت داده اصلی

ابزارهای زیادی برای شرکتهایی که مایل به استفاده از  مدیریت داده اصلی  هستند، در دسترس است. طبق تحقیقات شرکت گارتنر، ابزارهای مدیریت داده اصلی باید شامل گردش کار، مدل‌سازی داده‌ها، حاکمیت داده‌ها و پشتیبانی از دامنه‌های مختلف، سناریوهای استفاده چندگانه و سبک‌های اجرای چندگانه باشند.

پیشروان ابزارهای مدیریت داده اصلی عبارتند از Informatica  و Orchestra Networks هستند. مشتریان اینفورمتیکا برای اجرای اولیه و استقرار و همچنین مدیریت حساب، محصولات این شرکت را بالاتر از نمرات متوسط ​​قرار می‌دهند. پیشنهاد واحد و یکپارچه ارکسترا نتورک  نیز بالاتر از حد متوسط ​​با مشتریان خود رقم خورده است، زیرا اکثر آنها می‌توانند داده‌ها را در زمان واقعی یا نزدیک به زمان واقعی با هم ادغام کنند.

همچنین گارتنر شرکت SAP به عنوان ابزار برتر مدیریت داده اصلی معرفی می‌کند. فروشندگان دیگر که امتیاز بالایی را کسب کرده‌اند شامل Semarchy ، Profisee ، Stibo Systems و IBM هستند.

 

بهترین تکنیک‌های مدیریت داده

برای بهره‌مندی کامل از مزایای مدیریت داده‌های سازمانی، مجبور به تدوین و اجرای برنامه مدیریت داده هستیم. تکنیک‌های برتر برای جمع‌آوری و ذخیره‌سازی داده‌های تمیز و قابل اطمینان برای تصمیم‌گیری آگاهانه عبارتند از:  

  1. داده‌های موجود را نگه‌دارید. مدیریت داده با شناسایی دارایی‌های داده‌ای موجود شروع می‌شود. پایگاه‌های مختلف داده با هم ادغام می‌شوند تا «منبع واحد» به دست آید.
  2. اهداف تجاری را مرور کنید.  در تکنیک‌های برتر مدیریت داده، نتایج مورد نظر از داده‌ها به طور خاص و نتایج کسب و کار را به طور عام مدنظر می‌گیرند. برای مثال آیا می‌خواهیم اتوماسیون در فرایندها ایجاد کنیم یا اینکه می‌خواهیم بینشی درباره عادات و الگوهای خرید مشتریان به دست آوریم؟ آنچه با داده‌های خود انجام می دهید باید با اهداف تجاری هماهنگ باشد.
  3. امنیت داده‌ در اولویت باشد. امنیت بسیار مهم است. استانداردهای بسیار سختگیرانه‌ای در این خصوص در دنیا وجود دارد. اگر اطلاعات پرداخت مالی را کنترل می‌کنید، باید مطابق با استاندارد امنیت بانک مرکزی و شاپرک باشید. رمزگذاری یکی از موثرترین تکنیکها برای ایمن نگه داشتن اطلاعات است. علاوه بر این، با ایجاد حساب‌های کاربری مبتنی بر نقش، دسترسی به داده‌ محدود می‌شود.
  4. داده‌ها را در دسترس قرار دهید. یک کار مهم در مدیریت داده، ایجاد تعادل منطقی بین امنیت و دسترسی است. برای مثال نمایندگی‌های فروش به دسترسی فوری به اطلاعات مشتری نیاز دارند. مجوزهای مبتنی بر نقش را برای داده‌ها تنظیم کنید. در اینصورت کاربر بدون به خطر انداختن امنیت کل اطلاعات، آنچه را که لازم دارد را دریافت خواهد کرد. ابزارهایی مثل رابط کاربری مکالمه‌ای و داشبورد‌های اختصاصی را به کارکنان مهیا کنید.
  5. نقاط ورود اطلاعات را محدود کنید. هر چه ایستگاه‌های ورودی داده‌ها بیشتر باشد، ریسک ورود داده‌های نادرست و تکراری بیشتر می‌شود. اتصال سامانه‌ها به هم، استفاده از فرمهای دقیق، اعتبارسنجی داده‌ها ورودی توسط مدیران مافوق و تایید آنها و تعریف فرمولهای کنترلی می‌تواند بطور چشمگیری پتانسیل خطاهای ورود داده را کاهش می دهد.
  6. به طور مداوم داده‌ها را به روز کنید. بسیاری از مدیران بیان می‌کنند که با حجم بسیار زیادی از داده‌ها غرق می‌شوند. آنها فقط اطلاعاتی را نیاز دارند تا تصمیم گیری بهتری انجام دهند. اما جمع‌آوری داده‌ها باعث شده اطلاعات مفید در انبوه داده‌های زائد گم شود. با «پاکسازی داده» داده‌های بی‌ربط و دردنخور حذف می‌شوند.
  7. پشتیبان‌گیری از اطلاعات را کنترل کنید. تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها و بازیابی آن در صورت بروز رویدادهای بد و از دست رفتن داده‌ها،  بسیار مهم است. حتی یک خطای جزئی می‌تواند داده‌های ارزشمند را از بین ببرد. البته این کار یک رویه روتین در نزد متخصصان مدیریت داده است ولی جهت اطلاع باید عنوان کرد که دو راه برای انجام این کار وجود دارد: تهیه نسخه پشتیبان از داده‌ها در محل یا استفاده از یک سرویس ابری.
  8. با بررسی و نگهداری خوب، کیفیت داده‌ها را تضمین کنید. بر خلاف پاک‌سازی داده‌ها که ممکن است به صورت موردی اتفاق بیفتد، نگهداری داده‌ها یک کار دوره‌ای و مداوم است. داده‌ها را مرتباً بازبینی کنید تا مطمئن شوید هنوز قابل اعتماد و استفاده هستند.

 

بهترین شیوههای مدیریت داده

به طور معمول بهترین شیوه‌هایی برای مدیریت داده وجود دارد که با بکارگیری آنها می‌توان احتمال دستیابی به نتایج را تا حد ممکن بیشتر کرد. این شیوه‌ها مشتمل بر دسترسی به داده‌ها، حریم خصوصی، کانال‌های به اشتراک گذاری‌، ذخیره‌سازی و بایگانی کردن هستند. با استفاده از این شیوه‌ها، داده‌های شرکت به صورت امن، در دسترس و قابل استفاده خواهد بود. به کارکنان آموزش دیده‌ای نیاز دارید که نحوه استفاده از فرایندهای استاندارد مدیریت داده را می‌دانند. فناوری هم در این زمینه به کمک می‌آید. بهترین شیوه‌ها شامل موارد زیر است:‌

 

  1. دسترسی به داده‌ها و همکاری داده‌ها را ساده کنید. هر کسی در تیم کاری نیاز به دسترسی به «منبع واحد حقیقت» دارد تا در مورد راهکارهای احتمالی با  هم‌تیمی‌ها، شرکا‌، تأمین کنندگان و سایر اشخاص همکاری کند. بهترین روشها برای دستیابی به داده‌ها و همکاری داده‌ها ، تعیین مجوزهای مبتنی بر نقش برای انواع مختلف کارکنان است.
  2. مستندسازی از داده‌ها را همگانی کنید. مستندات داده شامل فرهنگ واژگان، فایلهای پیوست و شناسنامه‌های کاربردی است. مستندات خوب باعث می‌شود که کاربران معنی داده‌ها را فهمیده و از آن برای حل مشکلات کسب و کار بهره گیرند.
  3. از حفظ محرمانگی داده‌ها مطمئن شوید. حفاظت از داده‌ها مستلزم روش‌هایی برای جمع‌آوری، ذخیره، نظارت و اشتراک‌گذاری داده‌ها است.  محرمانگی داده‌ها با امنیت داده‌ها تفاوت دارد. در امنیت داده‌ها، حفظ داده‌ در مقابل حملات خارجی مانند حمله هکری مد نظر است و آنها را از دسترسی به اطلاعات باز می‌دارد. در محرمانگی داده‌، که یک موضوع داخل سازمانی است؛ اجازه به اشتراک گذاری اطلاعات با دیگران را کنترل می‌کند.
  4. کانال‌های اشتراک‌گذاری مناسبی را در دسترس داشته باشید. بخش مهمی از برنامه مدیریت داده‌ها، فعال کردن کانال‌های اشتراک داده است. اشتراک داده در اصل داده‌ها را با چندین برنامه کاربردی و با کاربران به اشتراک می‌گذارد. اغلب شرکتها اطلاعات خود را با شرکای خارجی و تأمین‌کنندگان و همچنین کارکنان به اشتراک می‌گذارند. کانال‌ها بسته به نحوه مصرف کاربران متفاوت خواهد بود. به عنوان مثال، ممکن است مدیران بخواهند داده‌ها را روی داشبورد مشاهده کنند یا نمایندگی‌های فروش مشتاق به داشتن فهرستی از خریدهای مشتری در قالب گزارش باشند.
  5. فضای مناسبی برای ذخیره‌سازی انتخاب کنید. نحوه ذخیره داده‌ها بر نحوه مدیریت داده‌ها تأثیر می‌گذارد. برای این کار از سرورهای داخلی، راه حل مبتنی بر ابر یا ترکیبی از هر دو را می‌توان انتخاب کرد. صرف نظر از روش ذخیره‌سازی، باید مطمئن شوید که داده‌ها در دسترس و امن هستند. به دنبال ذخیره‌سازی با قابلیت بروزرسانی بالا و همچنین تهیه نسخه پشتیبان خودکار و نجات از روزهای فاجعه باشید. همچنین باید هزینه‌های این کار را هم برای حجم ذخیره‌سازی و سرعت انتقال داده‌ها را در نظر داشته باشید.
  6. داده‌های قدیمی را برای کاهش هزینه بایگانی کنید. می‌توان داده‌های قدیمی مورد نیاز را بایگانی کرد. داده‌های بایگانی شده، معمولاً شامل داده‌های قدیمی است که هنوز هم برای شرکت (مانند صفحات گسترده، ایمیل و سایر) مهم هستند.

 

‌بهترین راهکارهای مدیریت داده‌

موفقیت در مدیریت اطلاعات به نحوه جمع‌آوری‌، سازماندهی و استفاده از داده‌ها‌  وابسته است. برای انجام این کارها به نرم‌افزار مدیریت داده نیاز است. پلتفرم‌های مدیریت داده، داده‌ها را از منابع آن‌لاین و آف‌لاین جمع‌آوری و مدیریت کرده و آنها را برای استفاده در اختیار کاربران قرار می‌دهند. نرم‌افزار مدیریت داده، داده‌ها را جمع می‌کند تا بتوانید از آنها استفاده کنید. ابزارهای مدیریت داده از طریق  API ، Webhooks  یا اتصال مستقیم به پایگاه داده با منابع داده‌های ارتباط برقرار کرده و به مدیران در کسب بینش از داده‌ها و گزارش‌گیری‌های مدیریتی کمک می‌کنند.

 

 

آنچه پلتفرم مدیریت داده ارائه می‌دهد

پلتفرم مدیریت داده یک سیستم متمرکز برای جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده‌ها است. در ساده‌ترین شکل آن، داده‌ها از سیستم‌های شرکت به یک مکان واحد جمع‌آوری می‌شود. در پلتفرم پیچیده‌تر، ابزارهای مختلفی برای جمع‌آوری داده‌ها از منابع متعدد و ابزارهای تحلیلی متنوعی برای تشخیص روندهای  آنها است.

پلتفرم مدیریت داده باید به‌گونه‌ای باشد که توانایی جمع‌آوری داده‌ها از چندین منبع، از جمله فرم‌های آن‌لاین‌‌، دستگاه‌های تلفن همراه‌، سیستم‌ها و منابع داخلی را داشته باشد. این کار هم شامل داده‌های ساختارمند (صفحات گسترده و پایگاه داده) و داده‌های بدون ساختار (پست‌های رسانه‌های اجتماعی‌، پی.دی.اف و فایلهای ورد) است. برای اینکه این داده‌ها به صورت قابل استفاده درآیند، باید تمام آنها یکپارچه کرده و ذخیره نمود.

استفاده از یک پلتفرم مدیریت داده امکان کنترل داده‌‌ها را فراهم می‌کند. به عنوان مثال می‌توان  داده‌های یک مشتری را از چندین منبع جمع‌آوری کرد، سپس آن را سازماندهی و تحلیل نموده تا  تاریخچه خریدها و تحفیفات را از منابع مختلف مشاهده نمود.

 

آنچه نرم‌افزار مدیریت داده ارائه می‌دهد

نرم‌افزارهای مدیریت داده، بر خلاف پلتفرم‌ها، برنامه‌های کاربردی (مانند ماکروسافت اس.کیو.ال، مای اس.کیو.ال ماکروسافت اکسس و یا اوراکل) هستند که پرس‌ و جوهای مربوط به داده‌ها را انجام می‌دهند. از آن برای ایجاد، ویرایش و نگهداری پرونده‌ها و سوابق پایگاه داده به شکل جداول، زمینه‌ها و ستون‌های ساخت‌یافته استفاده می‌شود.

اصطلاح «نرم‌افزار مدیریت داده» را می‌توان به جای نرم‌افزار مدیریت پایگاه داده نیز بکار برد. این‌ها داده‌ها را جمع‌آوری کرده، امنیت آن را تامین می‌کنند، یکپارچگی بین آن را برقرار کرده و به روشهای مختلف به نمایش می‌گذارند.

در برخی از نرم‌افزارها به دانش تخصصی برای ایجاد پایگاه داده نیاز است. برخی از سیستم‌های پیشرفته‌تر به گونه‌ای طراحی شده‌اند که به شما امکان می‌دهند به سرعت پایگاه داده‌ها را ایجاد کرده و بدون استفاده از دانش برنامه‌نویسی، برنامه های کاربردی خود را اجرا کنید. این نرم‌افزارها، داده‌ها را برای تحلیل آماده می کنند و اصولی را برای شناسایی و مدیریت آنها در اختیار می‌گذارند.

چگونه ابزارها و نرم‌افزارهای مدیریت داده به شما کمک می‌کنند؟‌

با در نظر گرفتن روش‌های مختلفی که برای مدیریت داده وجود دارد، باید از ابزارها و برنامه‌های مربوطه برای ورود داده و تلفیق آنها، تعیین سیاستها و انجام تحلیل‌ها بهره گرفت.

ابزارهای مدیریت داده به ‌ویژه برای تحلیل مفید هستند. برخی داده‌ها را پاک‌سازی می‌کنند و حتی فراتر از انتظار مدیران شرکت، می‌توانند بررسی‌های با کیفیتی انجام دهند. اطلاعات ارزشمندی بر اساس تحلیل‌ داده‌های موجود (مانند پیش‌بینی فروش برای تعطیلات تابستان) استنتاج کنند. برای این کار از ابزارهایی با هوش مصنوعی و یادگیری ماشین استفاده کنید.  این ابزارها از الگوریتم‌های یادگیری برای انتخاب روندهای موجود در مجموعه داده‌های کسب و کار  استفاده می‌کنند. نمایشگرهای استراتژیک می‌توانند داشبوردهای گرافیکی از داده‌ها ایجاد کنند، که توسط مدیران و کارشناسان به راحتی (و به سرعت) قابل استفاده است.

همچنین این ابزارها برای تزریق و یا احصای گزارشات از پلتفرم‌ مدیریت داده در قالبهای مختلف (مانند پاورپوینت، اکسل، ورد، پی.دی.اف) بکار می‌رود. وجود داده‌های مرتب و معتبر زمانی برای مدیران کاربرد بهتری خواهد داشت که در زمان لازم (دو ساعت مانده به جلسه) آن را در قالب گرافیکی مناسب دریافت کرده و در جلسه ارائه دهند.

برنامه‌های مدیریت داده امکان دسترسی به داده‌ها را در دستگاه‌های تلفن مهیا می‌کنند. همچنین می‌توانید برنامه‌هایی را اضافه کنید که به تامین‌کننده یا مشتریان شرکت امکان ورود و کنترل داده‌ها را نیز فراهم کند.

 

نتیجه‌گیری

تا اینجا مطالبی در مورد مدیریت داده از چرایی اهمیت آن تا روش‌های کاربردی برای پیاده‌سازی در کسب و کار آموختید. این پست در مورد روش‌های عمومی و چگونگی شروع به کار یک برنامه مدیریت داده صحبت کرد. همچنین به مدیریت داده‌های شرکت، مدیریت داده اصلی و ابزارهای برتر مدیریت داده پرداخته شد.

بهترین شیوه‌ها برای اثربخشی مدیریت داده‌ها در قالب کنترل ورود داده، حذف داده‌های نامربوط و پشتیبان‌گیری و جایگزینی داده‌ها در حال حاضر در شرکتهای پیشرو به طور مداوم انجام شده و مسئول مشخصی هم دارد. همچنین بررسی مداوم و نگهداری از داده ها برای بالا بردن کیفیت آن بسیار مهم است.

با استفاده از این دانش ، اکنون می‌توانید مدیریت داده را شروع کنید. همچنان که به جمع‌آوری، ذخیره و تحلیل می‌پردازید، به طور مداوم رویکرد و ابزار خود را مجدداً بازنگری کنید تا مطمئن شوید که هنوز هم نیازهای سازمان را برآورده می‌کند و داده‌های مفیدی را که لازم دارید به مدیران استراتژیرائه می‌دهد. همواره مراقب باشید که در مدیریت داده به «تحلیل خوب» تعصب داریم پس هر برنامه‌ای که بتواند نیازهای مدیران در تصمیم‌گیری پاسخ دهد، برای کار ما در اولویت است.

 

ادمین سایت

این مقاله در تاریخ 1399/03/30 توسط دکتر عباس خدادادی در سایت سایت تخصصی هوشمندی استراتژیک منتشر شده و در تاریخ 1399/12/05 بروزرسانی گردید.
لینک منبع: منبع مقاله در سایت

مواردی که کمک می کند در این مورد بیشتر بدانید:

هوشمندی استراتژیک چیست؟ توضیحات کامل به همراه 6 تصویر مفهومی 1923 بازدید

هوشمندی استراتژیک چیست؟ توضیحات کامل به همراه 6 تصویر مفهومی

طبق تحقیق موسسه معروف گارتنر، کسب و کارها با استفاده از توان تحلیل‌گری به موفقیت می‌رسند. تحلیل‌گری نیازمند هوشمندی استراتژیک است. در این مقاله تفکر هوشمندی استراتژیک در کنار لایه‌های هوش سازمان معرفی شده است.

داده های بزرگ (Big Data) و استراتژی 364 بازدید

داده های بزرگ (Big Data) و استراتژی

مدیریت استراتژیک در حال حاضر با تحولات عصر اطلاعات پیوند خورده است. تلاش زیادی از سوی صاحب‌نظران می‌شود تا «تحلیل داده‌های بزرگ» به عنوان ابزاری برای بهبود اثربخشی فرآیندهای تصمیم‌گیری و کنترل بکار گرفته شود. در این مقاله مجموعه‌ای از اصول کاربردی برای مشاوران، برنامه‌ریزان و معماران سازمانی فراهم شده است تا تغییرات سازمانی را مدیریت کنند.

دیدگاه کاربران ...

دیدگاه خود را بیان کنید